8 zásad produktivity, které jako psycholog dodržuji

Time-management je způsob, jak toho stihnout víc a zároveň se u toho cítit dobře. Existuje několik ucelených návodů, co bychom dělat – např. legendární a autistické Getting things done nebo novější Zen-To-Done. Inspiroval jsem se u všech, nicméně neexistuje způsob, který by plošně vyhovoval všem. Tohle jsem se naučil ne/dělat já a pomáhá mi to:

1) Mám vypnuté notifikace – všechny a všude

Nevím, proč by mě mělo jakékoliv zařízení obtěžovat při práci. Můj mobil, který je většinu dne v tichém režimu, má povolen jen dvě upozornění: když mi někdo volá nebo mi přijde SMS. O ničem jiném se nechci dozvědět. Proč?

Notifikace jsou schválně červené a často se pohybují – imitují evoluční signály nebezpečí, které neumíme ignorovat. V okamžik, kdy se dozvíme, že nám přišla např. nová zpráva na Messengeru, se staneme hloupějšími. Část naší krátkodobé paměti jsme totiž právě věnovali této informaci, takže máme k dispozici méně kognitivní kapacity na to, co aktuálně děláme. Jak vyplývá z tohoto výzkumu, už pouhá přítomnost telefonu na stole displejem dolů či v kapse snižuje inteligenci. Jak z grafu níže vyplývá, inteligence účastníků výzkumu byla nejvyšší, když měli mobil ve vedlejší místnosti. Když nám o tolik sníží inteligenci telefon displejem dolů (!), jak na tom asi budeme s displejem nahoru? Nejrychlejší cestou k neschopnosti pracovat jsou pak „chytré“ hodinky. S nimi na ruce ztrácíme soustředění úplně. Vzpomínám si na svého kolegu, který po jejich pořízení vypadal podobnějako psychotický pacient – každou schůzku pravidelně přerušil hovořením ke své ruce, na kterou v mezidobí neustále nemocně šilhal očima.

Jedinou cestou, jak se dnes soustředit (a zůstat při smyslech), je všechny notifikace vypnout. Na Macu to jde jednoduše:  mám trvale zapnutý režim Nerušit.

2) Píšu si úkoly ­­– všechny a hned

Píšu si všechny úkoly, a to zpravidla hned, jak se o nich dozvím. Proč? Abych si uvolnil kapacitu mozku na vykonávání aktuální činnosti. Zapsáním a naplánováním se úkol pro mysl stane ukončeným, protože už neexistuje důvod ho dále držet v paměti. Jsem díky tomu i méně ve stresu, protože jednou z jeho hlavních příčin je přehlcení mozku nedokončenými úkoly. Zároveň se snažím dodržovat tzv. pravidlo dvou minut – když se dá úkol udělat do dvou minut, udělám ho hned.

Mnoho let jsem používal velký týdenní zápisník Moleskine – je skvělý. S narozením dítěte jsem se přesunul na Google Calendar, protože na domlouvání hlídání s manželkou je sdílený kalendář přece jen trochu praktičtější. Do něj se mi propisují úkoly z aplikace Todoist (všechny operační systémy, zdarma). Ačkoliv to Todoist nabízí, nepoužívám na třídění úkolů žádné tagy ani kategorie. Zbytečně by to akorát prodlužovalo délku zapsání úkolu. Jediný způsob třídění je na dny, kdy věc musím udělat.

3) Plánuji si úkoly den předem

Jako poslední věc před skončením práce se obvykle podívám do kalendáře na to, co mě čeká následující den, a rozvrhnu si posloupnost úkolů, na kterých budu pracovat. Pomáhá mi to hlavně v redukci stresu. Mám tak pocit, že mám věci pod kontrolou. Podle jednoho výzkumu vám dokonce taková činnost zkrátí dobu usínání o 10 minut. Z výzkumu dokonce vyplývá, že čím detailnější bude váš to-do list, tím rychleji usnete.

4) Mám zablokovaný přístup na sociální sítě

Jedním z hlavních distraktorů jsou dnes sociální sítě. Proto se snažím, aby nade mnou neměly kontrolu. Základem jakékoliv seberegulace je schopnost zorganizovat si své prostředí tak, aby lákadlo nebylo jednoduše dostupné. Dříve jsem měl problém s tím, že jsem na Facebooku potřeboval jen něco zjistit, ale zůstal jsem tam pak mnohem déle. Naštěstí na to existuje jednoduché řešení. Na počítači mám v prohlížeči Google Chrome už celkem dlouho Newsfeed Eradicator. Ten mi odstraní celý newsfeed, takže po příchodu na homepage Facebooku vidím jen toto:

Taktéž nemám aplikaci Facebooku v mobilu. Záměrně si ztěžuji způsob zalogování tak, že na něj musím chodit přes webový prohlížeč (už jsem se to bohužel naučil celkem rychle a automaticky). LinkedIn jsem z mobilu smazal taky. Instagram ne, ale nemám ho na úvodním screenu. Na Instagramové Stories se navíc díváme s manželkou společně jednou denně, zpravidla večer před spaním. Zahrnutím ženy do toho rituálu mě tak motivuje k tomu, abych aplikaci přes den nepoužíval.

5) Začínám ráno s rychlými úkoly (a občas sním žábu)

V time-managementu existují dva směry určující to, jakým způsobem by člověk měl začínat svůj den s úkoly. Jeden říká, že byste měli řešit ty rychlé jednoduché úkoly, abyste se dostali do flow. Druhý říká, že byste měli tzv. sníst žábu – tedy udělat to, do čeho se vám vůbec nechce, jako první. Osobně oba tyhle přístupy střídám. Když mám úkolů hodně, začnu s těmi rychlými, abych „stihl“ alespoň něco. Když mám úkolů méně a je tam něco, co už dlouho odkládám, posnídám žábu.

6) Hry hraji jen deskové

V mém telefonu ani počítači byste nenašli jedinou hru. V minulosti jsem se na několika stal závislým (2048, Chess.com,…), takže za nejlepší způsob ochrany považuji kompletní abstinenci. Průměrný hráč stráví hraním 6 hodin týdně, které chci já využívat jinak. Počet aplikací v mobilu držím také celkem nízko, občas nicméně otestuji nějakou na zvýšení produktivity. Ze všech vyzkoušených mohu doporučit tyto:

  • Momentum (iOS, pro Android jich je také spousta) – aplikace na sledování zvyků. Začal jsem ji používat nedávno, abych pravidelně trénoval na kytaru.
  • Forest (Android i iOS) – používám při učení. Zablokuje mi mobil na dobu, po kterou se chci soustředit. Po tu dobu tam roste strom, který „uschne“, když telefon začnu používat před uplynutím stanovené doby.
  • Moment (iOS) – měří čas, který strávím na mobilu. Snažím se držet pod dvěma hodinami denně. (Od iOS 12 se dá nalézt obdobná funkce přímo v nastavení iPhonu jako tzv. ScreenTime)
  • Get pocket (Android i iOS) – ukladač článků na později. Uložím si všechny články, co mi přes den přijdou e-mailem nebo mě zaujmou, abych si je v klidu mohl přečíst později.

7) Říkám NE a deleguji

Moje práce nikdy nebude hotová. Čím rychleji na e-maily odpovím, tím rychleji musím řešit jejich odpověď. Čím lepší službu někomu poskytnu, tím budu mít více práce – budou mě chtít znovu a doporučí mě dále. Teď se tedy učím dvě věci. Jednak akceptovat, že rozumná míra nestíhání je normální, zvyšuje moji schopnost nezahálet a dělat věci efektivně. A zároveň se snažím zlepšovat v kompetenci ŘÍKAT NE. Tedy odmítám a deleguji práci, která je nudná, špatně placená nebo z mého pohledu nepřináší nikomu užitek.

8) Pracuji na tom, co mi dává smysl

Po devíti letech na volné noze si nastěstí můžu vybírat, na čem budu pracovat, a vlastní peníze investuji do projektů, které mi dávají smysl (byť třeba nevydělají vůbec nic jako náš snad již brzy spuštěný Test závislosti na sociálních sítích). Všechny poučky o produktivitě jsou totiž zbytečné, když pracujete na něčem, co považujete za blbost.

Zároveň se snažím mít na pozoru před vlastní motivací příliš pracovat. Existuje takový psychologický vtip, že každý člověk je buď alkoholik, nebo workoholik. Oba je spojuje to samé: snaha uniknout od sebe samého. Což jde stejně dobře alkoholem, jako když je člověk zavalen povinnostmi a celý den jen skáče z úkolu na úkol.

Autor:  Petr Kačena
Publikováno: 19.9.2018